Datenschutz- und Cookie-Richtlinie — Orli Domek

Version 1.1, gültig ab 01.06.2025.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher ist FHU Kamil Orlicki, NIP 9860170083, REGON 321429588, Zwycięstwa 17a, 72-514 Kołczewo, Polen, E-Mail: rezerwacje@orlidomek.pl. Orli Domek befindet sich in Wolności 5e, 72-514 Kołczewo.

2. Daten und Zwecke

Im Zusammenhang mit einer Buchung können wir insbesondere Name, Kontakt- und Adressdaten, Angaben zum Aufenthalt und zu den Gästen, Rechnungsdaten, Zahlungsinformationen, gewählte Extras und Korrespondenz verarbeiten. Die Daten dienen der Anbahnung und Erfüllung des Beherbergungsvertrags, der Abwicklung von Zahlungen und des Aufenthalts, der Erfüllung rechtlicher Pflichten sowie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Werbung erfolgt nur auf Grundlage einer freiwilligen Einwilligung, soweit diese erforderlich ist.

Wurde über ein Buchungsportal gebucht (z. B. Booking.com, Airbnb), erhalten wir vom Portal die für den Aufenthalt nötigen Daten, insbesondere Name, Reisedaten, Gästezahl und — sofern das Portal sie bereitstellt — Kontaktdaten.

3. Online-Check-in und Meldeschein

Vor der Anreise bitten wir Sie, den Online-Check-in über einen persönlichen Link auszufüllen, der bis 3 Tage nach der Abreise gültig ist. Dabei verarbeiten wir: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Adresse, Land, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Art und Nummer des Ausweisdokuments, Zahl der Erwachsenen und Kinder (mit Alter der Kinder), Haustiere, geplante Ankunftszeit, Autokennzeichen (freiwillig), Anmerkungen sowie eine handschriftliche Unterschrift.

Zweck ist die Bestätigung der Identität des Hauptgastes, die Vorbereitung und Übergabe der Unterkunft, die Sicherheit des Aufenthalts sowie die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), soweit gesetzlich vorgeschrieben auch eine rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Wir fertigen keine Kopien von Ausweisdokumenten an.

Dokumentnummer, Check-in-Daten und Unterschrift werden im Buchungssystem verschlüsselt gespeichert. Daraus erstellen wir einen Meldeschein als PDF, den ausschließlich die Gastgeber an die E-Mail-Adresse der Unterkunft erhalten; die Datei wird nicht auf dem Webserver gespeichert. Die im Check-in angegebene E-Mail-Adresse verwenden wir für die weitere Korrespondenz zum Aufenthalt (Abschnitt 4).

4. Nachrichten zum Aufenthalt

Im Zusammenhang mit der Buchung senden wir die für die Abwicklung nötigen Nachrichten: die Buchungsbestätigung mit den Buchungsbedingungen, eine Einladung und eine Erinnerung zum Online-Check-in sowie Informationen vor der Anreise, am Anreisetag und vor der Abreise — per E-Mail oder, wenn die Buchung von einem Portal stammt und uns keine E-Mail-Adresse bekannt ist, über das Nachrichtensystem des Portals. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Nach dem Aufenthalt senden wir eine Nachricht mit Dank und der Bitte um eine Google-Bewertung. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Sie können widersprechen, indem Sie auf die Nachricht antworten. Durch den Klick auf den Link werden weder uns noch Google Buchungsdaten übermittelt; Bewertungen werden nach den Bedingungen von Google veröffentlicht.

5. Angebote

Angebote und Einladungen zu einem weiteren Aufenthalt senden wir per E-Mail nur an Personen, die eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) — durch Ankreuzen im Buchungsformular oder im Online-Check-in oder mündlich während des Aufenthalts. Eine mündliche Einwilligung vermerken wir im Buchungssystem mit Datum und Quelle, um sie nachweisen zu können. Jede solche Nachricht enthält einen Abmeldelink; nach der Abmeldung wird die Adresse auf eine Sperrliste gesetzt und erhält keine Angebote mehr. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, auch per E-Mail an rezerwacje@orlidomek.pl.

6. Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlagen sind insbesondere die Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), rechtliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), berechtigte Interessen des Verantwortlichen — u. a. Sicherheit, Bearbeitung von Beschwerden und Ansprüchen, Bitte um Bewertung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) — sowie die Einwilligung, soweit sie freiwillig erteilt wurde (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

7. Empfänger

Daten können an Dienstleister weitergegeben werden für: Hosting und IT (Webserver), E-Mail, das Buchungs- und Channel-Management-System Smoobu, Buchungsportale — für über sie getätigte Buchungen, Schutz der Formulare vor Missbrauch (Cloudflare Turnstile), Online-Zahlungsdienste (Stripe, PayPal) — wenn Sie diese Zahlungsart wählen, Banken — bei Überweisungen, Buchhaltung und Rechtsberatung sowie an Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben. Dienstleister erhalten nur die für ihre Aufgaben erforderlichen Daten. Anbieter für Webhosting und E-Mail ist SEOHOST (seohost.pl).

8. Übermittlung außerhalb des EWR

Verarbeitet ein Dienstleister Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, erfolgt die Übermittlung nur mit den nach der DSGVO erforderlichen Garantien, je nach Anbieter und Zielland (z. B. Standardvertragsklauseln oder ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission). Dies kann insbesondere Zahlungsanbieter (Stripe, PayPal) und den Formularschutz (Cloudflare) betreffen.

9. Speicherdauer

Buchungsdaten einschließlich der Daten aus dem Online-Check-in werden so lange gespeichert, wie es für den Aufenthalt, die Abrechnung und die Bearbeitung von Ansprüchen erforderlich ist. Die festgelegte Speicherdauer beträgt 60 Monate nach Ende des Aufenthalts; danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert automatisch durch das Buchungssystem. Buchhaltungs- und Steuerunterlagen sowie zur Anspruchsabwehr erforderliche Daten können länger aufbewahrt werden, soweit Gesetze oder Verjährungsfristen dies verlangen. Der Meldeschein (PDF) wird von den Gastgebern im E-Mail-Postfach der Unterkunft für denselben Zeitraum aufbewahrt. Werbedaten werden bis zum Widerruf der Einwilligung oder bis zum Wegfall des Werbezwecks verarbeitet; abgemeldete Adressen werden auf einer Sperrliste geführt, damit keine weiteren Nachrichten versendet werden.

10. Videoüberwachung

Die Außenbereiche der Unterkunft werden videoüberwacht, darunter Tor, Parkplatz, Eingang und ein Teil des Hofes. Die Überwachung erfasst weder den Innenbereich noch Orte, an denen berechtigterweise Privatsphäre erwartet werden kann, und zeichnet keinen Ton auf. Zwecke sind Sicherheit, Schutz von Personen und Eigentum sowie die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Aufzeichnungen werden grundsätzlich 60 Tage gespeichert, sofern eine bestimmte Aufzeichnung nicht als Beweis oder für Ansprüche benötigt wird. Zugriff haben nur der Verantwortliche und von ihm befugte Personen.

11. Ihre Rechte

Soweit die DSGVO dies vorsieht, haben Sie das Recht auf Auskunft und Kopie, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch — insbesondere gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen. Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, können Sie diese jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung berührt wird. Sie können sich außerdem bei der polnischen Aufsichtsbehörde, dem Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (UODO), beschweren.

12. Cookies und Gerätespeicher

Die Website verwendet Cookies und ähnliche Speichertechniken, die für das Buchungsformular, die Sicherheit, die Sitzungsverwaltung und notwendige Einstellungen erforderlich sind. Nicht notwendige Mechanismen, etwa Analyse (Google) oder Marketing, werden erst nach Ihrer Einwilligung im Cookie-Banner aktiviert; Ihre Auswahl können Sie jederzeit in den Banner-Einstellungen ändern. Einzelheiten enthält die Cookie-Richtlinie. Cookies lassen sich auch in den Browsereinstellungen verwalten.

13. Buchungsformular und Sicherheit

Das Buchungsformular nutzt Schutzmechanismen gegen Missbrauch und kurzlebige Angebots-Tokens. Links zum Online-Check-in sind digital signiert und laufen ab; sensible Daten (Dokumentnummer, Unterschrift) werden verschlüsselt. Daten werden nur in dem Umfang weitergegeben, der für den jeweiligen Aufenthalt erforderlich ist.

14. Freiwilligkeit der Angaben

Die Angabe der für Vertragsschluss, Vertragserfüllung und Online-Check-in erforderlichen Daten ist freiwillig, ohne sie ist eine Buchung oder die Übergabe der Unterkunft jedoch möglicherweise nicht möglich. Die Einwilligung in Werbung ist völlig freiwillig und hat keinen Einfluss auf die Buchungsmöglichkeit.

15. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz schreiben Sie an rezerwacje@orlidomek.pl.